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lundi 26 novembre 2012

Excel - Tri automatique sans VBA.

Créer des tris automatique, sans faire appel aux macros VBA, c'est possible !!!!


Avec les fonctions, RANG et RECHERCHEV, exécutez un tri automatique dans Excel sans utiliser la fonction TRI ou une macro VBA.

Imaginons que nous ayons un tableau de suivi de nos vendeurs, contenant leur nom, leur CA ( chiffre d'Affaires) et leur commission.
Nous souhaitons classer nos vendeurs par rapport à leur CA et nous pourrions utiliser la fonction TRI offerte par Excel, mais il me parait fastidieux d'utiliser cette fonctionnalité à chaque fois que je modifie mon tableau, et comme je suis un gros feignant je préfère rendre cette tache automatique.













Première étape, obtenir un classement automatique de nos vendeurs par rapport à leur CA, pour cela nous utiliserons la formule RANG, qui permet de classer une cellule dans une liste par rapport à un un critère.
Donc en A1, nous ajoutons une entête rang pour nous permettre de classer nos vendeurs à l'aide de la formule RANG(C2;$C$2:$C$6), formule que entrons en A2 et que nous recopions de A3 à A6 en figeant avec $ les cellules C3 à C6, afin de conserver la même zone de comparaison.
Automatiquement Excel classe les CA par ordre d'importance, comme présenté dans l'image ci-dessous.













Ensuite nous reproduisons notre tableau des vendeurs, nous donnons cette fois un ordre chronologique à la colonne rang et nous remplaçons les données par la formule RECHERCHEV suivante en A9  RECHERCHEV($A9;$A$2:$D$6;2;FAUX), formule que nous recopions de A9 à A13, en figeant avec $ la colonne A et les cellules A2 à D6, afin de conserver la même zone de comparaison.
Ne pas omettre l'argument FAUX en fin de formule, argument qui va indiquer à Excel de rechercher le terme exact correspondant au rang (cf la leçon sur RECHERCHEV).












Voilà, maintenant des que je modifie le CA d'un vendeur dans mon tableau de saisie de donnée, mon tableau n° 2 se mettra immédiatement à jour et mes vendeurs seront toujours classé comme je le souhaite sans faire appel à la fonction TRI d'Excel.


Pour ceux qui sont sur Viadéo, vous pouvez suivre la discussion sur cette astuce ici, en vous inscrivant au groupe de discussion.
Pour ceux qui souhaites un fichier exemple rendez-vous sur cette page.


Si cette astuce vous a plu, merci de le faire savoir autour de vous en utilisant les liens mis à cet effet.


Comme d'habitude, si vous avez des questions ou des compléments à donner, n'hésitez pas à commenter.



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vendredi 16 novembre 2012

Recopie Incrémentée dans Excel

Dernièrement un lecteur, m'a posé une question concernant la recopie de cellule dans Excel.

Comment créer une série à partir d'une donnée numérique?????

Aujourd'hui nous allons donc évoquer la recopie incrémentée ( Incrémenter: Augmenter d'une quantité déterminée une variable à chaque boucle d'un programme) qui permet de créer des recopies incluant des séries.

Incrémentations par défaut dans Excel:

Excel, contient d'origine des suites logiques telles que les mois, les jours de la semaine.
Si vous saisissez lundi dans la cellule A1 et que vous la tiriez vers le bas, à l'aide de la petite croix noire, vous obtiendrez ceci.










Une série de jour de la semaine du lundi au dimanche.
A l'aide de la recopie incrémentée vous pourriez obtenir simplement et rapidement ceci (image ci-dessous), les jours ouvrés de la semaine (hors samedi et dimanche).











Nous allons voir maintenant comment procéder pour faire cette recopie.

Incrémentations proposées suivant votre saisie:

Même si Excel, qui n'est pas un Devin,  ne propose pas immédiatement d'incrémenter une suite qui vous parait logique, il tient compte néanmoins de cette possibilité et vous propose en option des choix d'incrémentation.

Créer une suite numérique:

Vous pourriez avoir besoin d'obtenir rapidement une suite numérique partant de 1 et allant jusqu'à 10.
Si vous entrez 1 dans une cellule et que vous utilisez la recopie classique d'Excel vous allez obtenir le chiffre 1 dans chaque cellule recopiée.















Comme le montre l'image ci-dessus, lorsque vous recopiez votre cellule, une petite icone s'affiche en fin de série. Si vous cliquez dessus vous obtenez une boite de dialogue qui vous propose différents choix de recopie, dont celui d'incrémenter une série.















En cliquant sur Incrémenter une série vous obtenez automatiquement une série allant de 1 à 10, comme ceci.















les possibilités de la recopie incrémentée ne s'arrête pas là, comme je vous l'ai montré en début de post, vous pouvez faire des séries en affectant des choix d'incrémentation.

Exemple d'une suite de date:

Notre série commence au 01/01/2012 et doit servir à la création d'un planning mensuel présentant uniquement les jours ouvrés de la semaine. Si nous procédons à une recopie standard, Excel nous affiche une suite de dates, comme nous le montre la colonne Recopie de l'image ci-dessous.


















En utilisant la recopie incrémentée et en choisissant Incrémenter les jours ouvrés nous obtenons instantanément une série comportant uniquement les jours ouvrés, dans laquelle,  les samedi et dimanche sont ignorés.














Voila, nous arrivons au terme de cette leçon, je vous laisse continuer à explorer les possibilités offertes par cette astuce.

Comme d'habitude, si vous avez des questions ou des compléments à donner, n'hésitez pas à commenter.

PS: Inutile de perdre votre temps à Spammer les commentaires ceux-ci sont modérés.

En complément de cette leçon voir comment créer ses propres listes personnalisées.

jeudi 15 novembre 2012

Le Temps dans Excel

Niveau Débutant / Intermédiaire


Gérer le temps dans Excel, c'est utiliser des données de type dates et heures.


Nous allons brièvement aborder la gestion du temps dans Excel.

Lorsque vous saisissez des dates ou du temps, ce n'est qu'un format que vous voyiez, il est important de savoir comment Excel utilise vos saisies pour faire des calculs, c'est ce que je vais tenter de vous expliquer dans ce post.

Comment  saisir ces données dans Excel?

-Si vous saisissez  15/11, cela donnera 15/11/2012, car Excel, considère cette saisie comme une date par défaut.
-Si vous saisissez, 15:11 cela donnera 15:11:00, car Excel, considère cette saisie comme une heure par défaut.


Les dates:

Lorsque vous saisissez uniquement le jour et le mois, Excel complétera avec 12 ou 2012, car il considère qu'il s'agit de l'année en cours.

Si vous saisissez votre année uniquement avec 2 chiffres, il sera automatiquement comprise en 1930 et 2029,   si vous souhaitez entrer une date inférieur à 1930 ou supérieure à 2029, vous devez la saisir à quatre chiffres.

Le point de départ du calendrier dans Excel est le 01/01/1900, mis en format standard cette date aura la valeur 1.

Quelques exemples pour compléter ce qui vient d'être dit.





























Excel propose par défaut des formats de date, mais vous pouvez également en créer, en modifiant les formats personnalisés proposés, voici quelques exemples.











Les heures:

Une journée est égale à 24 heures, 1 heure est égale à 60 minutes, voila une grande nouveauté me direz vous, non, c'est ainsi qu' Excel prend les heures en compte.

Si vous saisissez 12:00 est que vous le convertissez au format standard, Excel affichera 0,5, car 12:00 est la moitié d'une journée, est qu'une journée contient 24 heures.





Si vous souhaitez convertir les temps saisis en heures, en minutes ou en secondes vous devrez multiplier celui-ci, par 24 pour les heures, par 24 et puis par 60 pour les minutes, par 24 puis 60 et enfin 60 pour les secondes.








Voila rapidement comment Excel utilise vos saisies concernant le temps, si vous avez des remarques à faire, des questions à poser ou des compléments d'informations à donner n'hésitez pas à commenter.

Excel et la gestion du temps - concevoir planning, échéanciers, tableaux d'absence...

vendredi 2 novembre 2012

Excel - Extraire des informations à partir d'un texte formaté

Niveau Avancé / Intermédiaire




Nous avons extrait à partir de notre système d'information, un grand livre comptable de nos clients.
Nous souhaitons isoler ces informations par type pour pouvoir les exploiter ailleurs.
Dans l'exemple ci-dessous nous allons extraire les informations concernant le client, le type de document, le numéro du document et sa date de création.
Pour ce faire nous allons utiliser la colonne libellé qui contient les informations recherchées, ces informations sont formatées par le logiciel et seul les noms des clients varient en longueur.







Fonctions utilisées dans notre exemple:
GAUCHE(texte;no_car) - GAUCHE permet d'extraire un ou plusieurs caractères d'une chaîne de texte. L'extraction s'effectue à partir du premier caractère de la chaîne.
texte : Représente la chaîne de texte contenant les caractères à extraire.
no_car : Le nombre de caractères à extraire.
Exemple: GAUCHE("Maison";2) affiche Ma.
DROITE(texte; no_car) - DROITE permet d'extraire un ou plusieurs caractères d'une chaîne de texte. L'extraction s'effectue à partir du dernier caractère de la chaîne.
texte : Représente la chaîne de texte contenant les caractères à extraire.
no_car : Le nombre de caractères à extraire.
Exemple: DROITE("Maison";3) affiche son.
NBCAR(texte) - NBCAR retourne le nombre de caractères d'une chaîne de caractères.
texte : Représente la chaîne de texte contenant les caractères à compter.
Exemple: NBCAR("Maison") affiche 6.
STXT(texte;no_départ;no_car) - STXT permet d'extraire un ou plusieurs caractères d'une chaîne de texte. texte : Représente la chaîne de texte contenant les caractères à extraire.
no_départ : Représente la position dans le texte du premier caractère à extraire.
no_car : Le nombre de caractères à extraire.
Exemple: STXT("Maison";2;2) affiche ai.


Exemple de nouvelle présentation obtenue à partir de l'extraction ci-dessus, cela semble plus lisible pour tous, et plus aisément exploitable pour faire d'autres travaux ensuite, comme un graphique,…..






Comment nous sommes arrivés à cette présentation? je vous invite à télécharger le fichier tutoriel Excel ici.

Si vous avez des remarques à faire, des questions à poser ou des compléments d'informations à donner n'hésitez pas à commenter.


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