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mercredi 30 octobre 2013

Excel - Comment scinder les données d'une liste dans plusieurs cellule

Comment scinder les données d'une liste dans plusieurs cellule

Aujourd'hui, Je vous propose un petit jeu Excel!!!

A partir d'un liste Excel, contenant dans la même cellule, le nom, la ville et l'age des salariés, nous devons extraire les trois informations pour les afficher dans trois colonnes distinctes, pour pouvoir exploiter ces données dans d'autres tableaux.












Nous disposons également d'une liste des Noms du personnel (Nom_Personnel) et d'une liste des Villes (Ville_Personnel).















Trouver la ou les formules pour obtenir les informations sur trois colonnes séparées, donnant le Nom, la ville et l'age en nombre.

La solution est ici.

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Au service de l'entreprise

mardi 29 octobre 2013

SkyDrive vs Google Drive vs DropBox - Quel est le meilleur pour la productivité de bureau?

SkyDrive vs Google Drive vs DropBox - Quel est le meilleur pour la productivité de bureau?

Le Cloud Computing ou Informatique dans le nuage.

Aujourd’hui, je vous propose un petit dossier, sur l’utilisation des plates-formes de stockage informatique.
N’étant pas un expert dans le domaine, j’ai voulu ici simplement vous faire part de mon expérience, je n’ai aucun lien avec les marques ou supports cités dans ce dossier.

Le sujet étant complexe et l’offre importante, je me suis concentré sur ce que je considère comme étant les trois principaux acteurs du marché. 
Les critères que j’ai choisis pour faire ma sélection, sont la gratuité du service (important comme critère je crois), la capacité de stockage offerte et la compatibilité avec Microsoft Office (normal, ce blog parle d’Excel). 
J’ai donc ignoré ICLOUD, l’offre d’Apple car celle-ci devient rapidement très onéreuse.

Nous allons donc comparer, SkyDrive de Microsoft, Google Drive et DropBox.

Si vous êtes vraiment très pressé ou que vous ne teniez pas à lire toute ma prose, vous pouvez consulter directement les tableaux de comparaison présentés ci-dessous.

D’autre part, même si j’ai regardé un peu partout, pour trouver des infos sur le sujet, je me base essentiellement sur mon expérience, car j’utilise les trois. Donc si vous n’êtes pas d’accord avec moi, si vous trouvez des anomalies, merci de m’en informer afin que je puisse corriger mes âneries.

Ceci étant dit, démarrons notre comparatif.

Plates-formes supportées par chacun des services :

SkyDrive: Windows, Mac OS, IOS, Android et Windows Phone.
Google Drive: Windows, Mac OS, IOS, Android.
DropBox: Windows, Mac OS, Linux, IOS, Android, BlackBerry.

Dans ce domaine, les offres sont sensiblement identiques, dans ce cas le choix dépend essentiellement de vos outils de travail, comme chacun répond à l’essentiel des plates-formes c’est vraiment un choix personnel. Néanmoins la compatibilité avec telle ou telle plate-forme est plus ou moins complète, comme nous le verrons plus bas.



Utilisations et Services proposés :

Dans ce domaine, les différences sont assez notables et c’est l’utilisation que vous en faites qui détermine le choix du support.
Vous devez déterminer vos critères les plus importants, pour faire votre choix, suivant que vous privilégiez la compatibilité avec Office, les photos, les vidéos, les formulaires, la capacité de stockage, la gratuité, le partage, la synchronisation avec votre PC ou Mac.

  • Si vous choisissez les formulaires, alors SkyDrive et Google Drive sont à utiliser.
  • Si vous souhaitez intégrer des formulaires, des fichiers ou des documents dans votre site ou blog, alors Google Drive s’impose.
  • Si vous voulez synchroniser vos photos directement, prenez SkyDrive.
  • Si vous voulez créer des fichiers Excel depuis n’importe quel ordinateur, SkyDrive est compatible et utilise la technique Web Apps, alors qu’avec Google Drive il vous faudra convertir votre travail.


Le tableau ci-dessous vous détail pour divers utilisations les possibilités de chaque support.

Type de fichiers supportés :

Le tableau ci-dessous vous montre, la compatibilité de chaque support avec tel ou tel type de fichiers.


Dans ce domaine Google Drive domine nettement ces concurrents, il est compatible avec une majorité de type de fichiers.

Conclusion :

Si vous voulez plus de détails techniques, je vous invite à vous rendre sur les Wikipédia de SkyDrive, Google Drive et DropBox.

Pour ma part je choisis les trois supports, chacun pour des raisons spécifiques.

SkyDrive pour la compatibilité avec Office, la possibilité de créer ou de modifier aisément des fichiers à partir d’un navigateur ou de n’importe quelle plate-forme, la capacité à créer des formulaires d’enquête entièrement compatibles avec Office.

Google Drive pour son interactivité avec votre site Web ou Blog et ces formulaires très complets.

Drop Box pour ça capacité de stockage gratuite extensible et le partage avec mes clients.

Evidemment ce sont des critères qui me sont propres, à vous de voir les vôtres, maintenant que vous en savez un peu plus.

Vous avez votre propre expérience dans ce domaine, merci de nous la faire partager, afin de compléter ce dossier.

Faites nous part de vos choix et des raisons qui vous ont conduit à les faire, a l'aide des commentaires.

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Au service de l'entreprise

vendredi 25 octobre 2013

Solveur pour Excel

Solveur pour Excel
Excel propose différents outils d'analyse et/ou de simulation, pour résoudre des problèmes complexes.
Parmi ceux-ci, le Solveur, nous permet de trouver la solution optimale, pour un problème posé et soumis à  des contraintes.
Nous allons ici, tenter de comprendre comment fonctionne le Solveur et à quoi il peut nous être utile.
Avant toute chose, si ce n'est pas déjà fait, nous devons activer le Solveur qui est un complément d'Excel.
Menu Fichier, puis Options
Compléments, Compléments Excel, Atteindre.
Dans la boite de dialogue, Macro complémentaire, cocher "Complément Solver" puis OK.
Maintenant, le Solveur, apparait dans l'Onglet DONNEES d'Excel.

Pour plus de détail téléchargez le fichier exemple.

Problème:                                        
Nous travaillons dans une entreprise de BTP, et notre patron nous demande afin de poursuivre le développement  de l'activité, de déterminer, en fonction de différentes contraintes, le type et le nombre de salarié, permettant d'optimiser les gains mensuels de l'entreprise.                                         
L'entreprise utilise trois types de professionnels, des peintres, des maçons et des plombiers.     
Le tableau ci-dessous, nous montre la situation actuelle de l'entreprise:

 Ci-dessous, les éléments de CA, devant nous permettre, de calculer les gains optimisés:

Les gains moyens estimés avant optimisation:                                 
Gain estimé /Jour                                            1740
Gain estimé /Mois                                          37706
                                              
Ci-dessous, les contraintes imposées par la direction:                                   
Contraintes appliquées:                                              
Plombiers = à la moitié des Peintres                                       1
Salaires maximums mensuels chargés                                   19000
Maçons >= à Peintres                                  
Le nombre de salariés est un nombre entier, nous ne pouvons pas embaucher un quart de personne.
Utilisation du Solveur et explication du problème proposé :

1 - Objectif à définir:
Comme nous l'avons énoncé, nous devons optimiser les gains mensuels, l'objectif à définir sera donc la cellule E24, de notre feuille (tapez la référence ou le nom de la cellule objectif, celle-ci doit contenir une formule).
               
2 - Action à effectuer:
Pour que la valeur de la cellule objectif soit aussi élevée que possible, cliquez sur Max.
Pour que la valeur de la cellule objectif soit aussi petite que possible, cliquez sur Min.
Pour que la cellule objectif contienne une valeur donnée, cliquez sur Valeur, puis tapez la valeur dans la zone.
               
Comme nous souhaitons optimiser nos gains, nous cliquons sur Max.
               
3 - Cellules variables:
Les cellules variables doivent être associées directement ou indirectement à la cellule objectif.
Vous pouvez spécifier jusqu’à 200 cellules variables.
               
Dans notre calcul, les cellules de variables, sont le nombre de salariés dans chaque Type professionnel.
Donc les cellules contigües C11:C13.
               
4 - Contraintes:
Dans la zone Contraintes, tapez les contraintes que vous souhaitez appliquer en procédant comme suit :
Dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur, cliquez sur Ajouter.
Dans la zone Référence de cellule, entrez la référence de la cellule ou le nom de la plage de cellules dont vous souhaitez soumettre la valeur à une contrainte.
Cliquez sur la relation (<=, =, >=, ent, bin ou dif) souhaitée entre la cellule référencée et la contrainte. Si vous cliquez sur ent, entier s’affiche dans la zone Contrainte. Si vous cliquez sur bin, binaire s’affiche dans la zone Contrainte. Si vous cliquez sur dif, tous différents s’affiche dans la zone Contrainte.
Si vous choisissez <=, = ou >= pour la relation dans la zone Contrainte, entrez un nombre, une référence ou un nom de cellule ou bien une formule.
Effectuez l’une des actions suivantes :
Pour accepter la contrainte ou en ajouter une autre, cliquez sur Ajouter.
Pour accepter la contrainte et revenir dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur, cliquez sur OK.
Remarque    Vous pouvez appliquer les relations ent, bin et dif uniquement dans des contraintes appliquées à des cellules variables de décision.

Nous définissons comme contrainte, que les variables C11:C13, soient des nombres entier, nous ne pouvons embaucher des demis ou des quarts de personne.

La cellule C12, correspondant aux nombre de maçons, doit-être >= à celle (C11) du nombre des peintres.


La cellule C13, contenant le nombre de plombiers, doit-être au moins égale à la moitié des peintres, définis en E27.

La cellule F14, représentant les salaires chargés, doit-être au plus égale à la cellule E28, contenant les salaires maximums chargés à verser.
5- Modifier ou supprimer une contrainte:
Dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur, cliquez sur la contrainte que vous souhaitez modifier ou supprimer.
Cliquez sur Modifier et apportez vos modifications ou cliquez sur Supprimer.
               
               
6 - Sélection type de résolution:
Vous pouvez choisir n’importe lequel des trois algorithmes ou méthodes de résolution suivants dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur :
GRG non linéaire    Destiné aux problèmes non linéaires simples.
Simplex PL    Destiné aux problèmes linéaires.
Evolutionary    Destiné aux problèmes complexes.
               
7 - Options du Solveur:
Dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur, cliquez sur Options.
Choisissez ou entrez des valeurs pour les options de votre choix sous les onglets Toutes les méthodes, GRG non linéaire et Évolutionnaire de la boîte de dialogue.
               
8 - Charger ou enregistrer un scénario:
Dans la boîte de dialogue Paramètres du solveur, cliquez sur Charger/enregistrer.
Entrez une plage de cellules pour la zone de modèle, puis cliquez sur Enregistrer ou Charger.


Une fois tout, vos critères définis, cliquez sur résoudre, pour lancer le Solveur et obtenir vos résultats.
En fonction des critères du problème, voici le résultat calculé par le Solveur.

               
Dans quel cas, peut-on utiliser le Solveur.
Finance, budgétisation, gestion de portefeuille, gestion de stock, optimisation, fabrication, planification, etc….
               
Nous voici arrivé, au terme de ce tutoriel sur Solveur, vous pouvez télécharger le fichier Excel correspondant ici.
J’espère encore une fois vous avoir apporté quelque chose.
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Au service de l'entreprise

jeudi 17 octobre 2013

Excel - Les filtres élaborés ou avancés













Les Filtres élaborés (ou avancés) dans Excel.

Nous avons vous dans une précédente leçon comment utiliser les filtres automatiques, nous allons voir aujourd’hui l’utilisation de filtres élaborés, afin de multiplier les critères d’extraction de données.
Nous allons utiliser cette petite liste de données pour illustrer notre tutoriel.



Dans le cas d’un filtrage automatique, le filtrage part colonne est limité à deux critères, à l’aide des fonctions logiques ET, OU,  comme montré dans l’image ci-dessous.


Pour des filtrages plus complexes, avec une infinité de critères, il nous faut utiliser le filtre élaboré.
Reprenons notre liste, et Insérons quelques lignes au-dessus de celle-ci, et copions les en-têtes de colonnes sur la première ligne.



Filtre élaboré simple :

Voilà, notre zone de filtre est prête, nous allons maintenant créer, notre premier filtre simple, histoire de voir comment tout cela fonctionne.
La zone cerclée de rouge et les lignes situées en dessous, correspondent à notre zone de filtre. Nous allons filtrer notre liste sur le fournisseur Dumont SA, cela correspond à un filtre simple. Pour cela nous saisissons sous la ligne cerclée de rouge, notre critère sous l’entête Fournisseur.
Puis nous nous rendons dans l’onglet DONNEES, et Trier et Filtrer.


Nous sélectionnons Avancé



La boite de dialogue qui apparait, nous permet de choisir si nous souhaitons filtrer notre liste sur place, ou la copier vers un autre emplacement. De définir la plage qui doit être filtrée (inclure les titres), de définir notre zone de critères (cellules entourées de vert), de choisir également une extraction sans doublon. Une fois tout ceci défini, nous validons par OK et notre liste est triée.


Notons que les lignes correspondantes aux critères de tri sont colorées en bleu.
Pour annuler le filtrage, il suffit de choisir Effacer, dans l’Onglet DONNEES du ruban, pour que notre liste revienne à son état original. Nos critères sont néanmoins conservés par Excel.


Filtre élaboré multicritères :

Dans notre premier exemple nous avons créé un filtre sur une seule colonne, dans l’exemple suivant nous allons rajouter un critère sur la ligne de critères.

A noter : que le filtre élaboré sur une ligne utilise que la fonction logique ET.

Supposons que nous voulions obtenir les articles du fournisseur Dumont SA, dont les quantités en stock sont supérieures à 500 pièces. Sous la colonne Quantité de la zone de critère nous saisissons >500. Si nous avons effacé le filtre précédent, nous devons reprendre la procédure expliquée plus haut, sinon il nous suffit de choisir avancé et valider par OK, pour activer notre filtre.


Voici notre nouvelle sélection dans la liste.


Nous allons maintenant demander à Excel de filtrer notre liste sur plusieurs critères dans une même colonne.

A noter : Le filtre élaboré multicritères sur une colonne utilise la fonction OU.

Nous rajoutons dans la colonne fournisseur, Le Loup et nous modifions notre filtre, comme précédemment.


Nous choisissons cette fois comme zone de critères uniquement Fournisseur et Quantité (ce n’est pas obligatoire, mais c’est une possibilité offerte), puis nous validons par OK. Excel a mixé le critère Dumont SA ET >500 avec OU Le Loup.


Utiliser des caractères de remplacement dans les filtres élaborés:

Pour créer nos filtres élaborés, nous pouvons également utiliser des caractères génériques.
* remplace un ensemble de caractères.
? remplace 1 caractère quelconque dans une zone de texte
Attention, le filtre élaboré fait la distinction entre les majuscules et les minuscules.


="=" filtre les champs dont le contenu est vide
="<>"   filtre les enregistrements non vides

A noter : Excel n'affiche pas ces caractères dans les cellules lorsque vous les avez tapés mais les affichent correctement dans la barre de formule.



Faire un filtre élaboré recherchant des valeurs comprises entre deux limites :

Dans notre exemple nous souhaitons extraire les articles dont les quantités sont comprises entre 100 et 1000. Nous allons créer une zone de critères à deux colonnes identiques et inscrire dans chacune d’elle la limite du critère.


Une fois filtré, nous obtenons les articles dont les quantités sont comprises entre ces deux valeurs.


Nous pouvons procéder de la sorte pour filtrer sur des dates, ou tout autre type de données permettant ce type de filtre.

Utiliser des formules de calcul dans les filtres élaborés:

Pour utiliser des critères calculés dans les filtres élaborés, l'étiquette de colonne de la zone de critères ne doit pas porter un nom identique à celui d'une étiquette de la liste de données, le critère doit être une formule qui doit renvoyer un test logique dont le résultat et VRAI ou FAUX, le test logique DOIT être effectué sur une cellules de la première ligne de liste de données.

Dans notre exemple nous allons à l’aide de la fonction moyenne extraire de la liste des données uniquement les articles dont les quantités sont supérieures à la moyenne de tous les articles de la liste.


Nous avons créé un critère MoyQuantité pour lequel le critère correspond à E7 supérieur à la moyenne des quantités de la liste.
Comme indiqué plus haut E7 est la cellule de la liste sur laquelle le test logique est effectué. La colonne G a été rajoutée uniquement pour nous permettre de visualiser les lignes de la liste correspondantes à VRAI pour le test logique et qui seront donc extraites de la liste de données.


Une fois filtrée, voici tous les articles dont les quantités en stock sont supérieures à la moyenne de toutes les quantités du stock.

Exporter les données filtrées :

Particularité intéressante du filtre élaboré ou avancé, c’est qu’il nous permet d’exporter nos données filtrés vers un autre endroit de la feuille ou vers une autre feuille du classeur pour pouvoir être exploitées pour d’autres calculs.


Dans notre exemple nous exportons les données extraites dans la zone B20 :F20 de la même feuille.


A noter : lorsque nous exécutons une extraction avec export, le filtre devient inactif et cette action ne peut pas être annulée dans le classeur.


Pour exporter nos données vers une autre feuille du classeur, nous devons exécuter le filtre à partir de la feuille de destination.


Notre exemple montre que la plage fait référence à la feuille 1 mais que la zone de critères elle fait référence à la feuille 3.

Nous pouvons également exporter ou filtrer nos données sans doublon.

A retenir :
Les données peuvent être filtrées sur place ou exportées vers un autre emplacement.
Les étiquettes de la zone de critères doivent être identiques à celles de la table de données hormis pour les critères utilisant des formules.
Les critères placés sur une même ligne sont équivalents à un ET, les critères placés sur une deuxième ligne à un OU.
Les étiquettes des critères avec formule utilisent un nom différent des étiquettes de la table de données. Les critères sont des formules dont le résultat doit être VRAI ou FAUX  et doivent concerner la première cellule de la colonne concernée.


Encore une fois j'espère vous avoir aidé et apporté quelque chose.
N'hésitez pas à commenter cet article, ainsi que les autres et si cela vous a plus de le partager autour de vous!!!!
A bientôt sur le blog!!!!

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Au service de l'entreprise

mardi 15 octobre 2013

Excel - Planning Gestion des Absences V2

Planning-Absences V2 est une solution de gestion des absences des collaborateurs créée pour Excel 2007 à 2013.
Que vous soyez responsable des Ressources Humaines, ou simplement responsable d'un service, vous pourrez gérer, administrer les absences de vos salariés ou collaborateurs trés simplement.

1 - Caractéristiques :

Avec cette application, vous pourrez gérer:

-Les paramètres qui sont propres à votre entité.
-Le suivi des Congés payés, des RTT et d’autres types d’absences, avec récapitulatif en fin de période.
-Les soldes en fonction des dates d'entrée et de sortie des employés
-Les jours fériés, de seuils d’alerte et d’événements.
-Les reports de CP ou de RTT.

2 - Contenu :

Excel - Planning Congés - Aide

Une page d’aide générale, mais également des aides contextuelles signalées par un petit triangle rouge, vous permettront d'appréhender rapidement le fonctionnement du fichier.

Excel- Planning Absences - Paramètres

Une page de gestion des paramètres, pour personnaliser le fichier selon vos besoins:

-Nom de votre Entreprise,
-Année concernée,
-Nom du Service,
-Activez ou désactivez des salariés dans le planning et les tableaux de suivi,
-Paramétrer les RTT, le report ou non des soldes CP et RTT des périodes précédentes.

Excel - Planning Absences Salariés

Un planning annuel ou mensuel pour suivre toutes les absences et tous les événements susceptibles de modifier les autorisations de congés.

-Déplacement dans le planning par lien hypertexte.
-Utilisation des filtres pour faciliter les affichages.
-Gestion des absences des salariés.
-Affichage des évènements définis dans les paramètres.
-Affichage d’une alerte en fonction de vos paramètres.
-Déplacement dans le classeur par lien hypertexte.

Excel - Planning Absences - Suivi des congés

Excel - Planning Absences - Suivi des Absences

Des tableaux récapitulatifs pour les congés, les RTT et les absences en générale, vous permettront de suivre par salarié ou en globalité, les soldes de congés, les jours d'ancienneté, les fractionnements, les ponts, etc.

4 - Téléchargements :

Simple, rapide et conviviale, vous pouvez essayer gratuitement le logiciel avec la version pour 9 salariés.
Cette version vous permettra de tester la majorité des fonctionnalités du planning et d'évaluer si ce logiciel répond bien à vos besoins.

-Version gratuite pour 9 salariés.

Si vous souhaitez obtenir les versions avec 50 salariés et/ou non protégées, celles-ci sont accessibles dans Boutique des applications Excel-Dev.

-Version 9 salariés non protégée 9,99€.
-Version 50 salariés 14,99€.
-Version 50 salariés non protégée 29,99€.


4 - Autres liens :


Planning-Pratique
Excel
Forum


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