vendredi 19 décembre 2014

Excel - Comment réaliser une Feuille de temps.

Modèle de feuille de temps Excel.


Petit cours Excel pour créer une feuille de temps. Feuille de temps qui va nous permettre:
-de gérer le temps passé en clientèle,
-de déterminer le montant HT de facturation correspondante,
-de savoir si nous avons facturé ou non notre prestation.

Ce modèle est composé:
-de trois tables nommées et réalisées avec le formatage tableau,
-d'un tableau de feuille de temps, lui aussi préformaté en tableau,
-d'un tableau croisé dynamique.

Libre à vous par la suite de compléter ce fichier avec d'autres fonctions qui vous sont nécessaires ou me demander de la faire pour vous, moyennant rétribution.

je suppose que vous avez un minimum de connaissances Excel, que vous savez nommer une table, utiliser une RECHERCHEV, utiliser la Validation de données et formater un tableau automatiquement avec Excel.

Commençons avec la feuille des Paramètres.
1-Ouvrez un nouveau classeur et créez 4 onglets.
2-Dans le nom du permier onglet, saisissez Param ou Paramètres.
3-Positionnez vous dans la cellule B7 et entrez "Clients" dans le cellule.
4-Ensuite saisissez un nom de client, pour l'exemple nous mettons Client A.
5-Une fois ceci fait, dans le Menu Accueil/Mettre sous forme de tableau, choisissez un style de tableau. Dans la boite de dialogue qui s'affiche cochez Mon tableau comporte de entête et validez. Nous venons de créer un mini-tableau nommé Tableau1 par Excel.
6-Nous allons modifier ce nom en le nommant Clients, positionnez vous dans le tableau, un menu temporaire Outils Tableaux apparaît au-dessus du menu classique. Cliquez dessus et à l'extrême gauche vous voyez une case modifiable comportant Tableau1, modifiez la.
7-Création du tableau TauxHoraire, positionnez vous en D7 entrez "Taux Horaire" et répétez les étapes 4 à 6, en modifiant Clients par TauxHoraire et formatez la cellule en style monétaire.
8-Création du tableau Status, Positionnez vous en F7 entrez "Status" et répétez les étapes 4 à 6, en modifiant Clients par Notes.

Une fois ceci fait, nous disposons de trois tableaux qui vont nous servir à alimenter la feuille de temps avec une Validation de Données.



Poursuivons avec la feuille de temps.
1-Saisissez Tableau comme nom de l'Onglet 2.
2-Positionnez vous en B7 et entrez de gauche à droite, les noms suivants, Date, Mois, Année, Heure début, Heure fin, Durée, Taux, Horaire, Montant, Client, Description et Statuts.
3-Nous allons formater les cellules en-dessous.
-Les cellules Date, Heure début, Heure Fin, on un formatage date et heure, comme ceci, 19/12/2014 et 9:30.
-Les cellules Mois, Année, Durée, Client, Description et Status reste en Standart.
-les cellules Taux Horaire et Montant, on un formatage monétaire.
4-Une fois ceci fait, dans le Menu Accueil/Mettre sous forme de tableau, choisissez un style de tableau. Dans la boite de dialogue qui s'affiche cochez Mon tableau comporte des entêtes et validez. Nous venons de créer un tableau nommé Tableau4 par Excel.
6-Nous allons modifier ce nom en le nommant TableauSuivi, positionnez vous dans le tableau, un menu temporaire Outils Tableaux apparaît au-dessus du menu classique. Cliquez dessus et à l'extrême gauche vous voyez une case modifiable comportant Tableau4, modifiez la.
7-Avant de continuer, allez sur l'Onglet 4 et nommez le Table, puis en A2 à A13 entrez 1 à 12 et en B2 à B13 entrez dans l'ordre les 12 mois de l'année. Sélectionnez toute la zone et nommez la "Mois".


8-Revenons à notre Feuille de temps, positionnez vous en-dessous de l'entête Mois et entrez la formule suivante, =RECHERCHEV(MOIS([@Date]);Mois;2;FAUX). Cette cellule va déterminer le mois et l'afficher en clair.
9-Sous l'entête Année, entrez la formule =ANNEE([@Date]) ce qui extraira l'année de la date saisie en colonne B.
10-Sous Durée, entrez la formule =([Heure fin]-[Heure début])*24. Pourquoi 24, parce que pour Excel, 1 est égal à 24 heures. Si vous voulez en apprendre plus sur le temps dans Excel regardez cette page.
11-La cellule sous l'entête Taux Horaire, va contenir une validation de données, basée sur notre tableau TauxHoraire. Nous allons d'abord créer un nouveau nom, avec le gestionnaire de noms. Ouvrez le et sélectionnez nouveau, puis dans la boite de dialogue affichée, nommez le TauxHoraires avec un S. Dans la zone Fait référence à: saisissez =DECALER(TauxHoraire;0;;NBVAL(TauxHoraire)). Si vous avez respecter la position des cellules et les noms de tableaux que j'ai indiqué cela doit fonctionner. Ensuite positionnez vous  sous l'entête Taux Horaire et sélectionnez Validation de données dans le menu Données. Dans la boite de dialogue qui s'affiche choisissez Liste et =TauxHoraires comme Source et validez par OK. Maintenant notre cellule affiche les données listées dans le tableau TauxHoraire.
12-Nous allons répéter l'étape 11, pour les Entêtes Client et Status. Générez des nouveaux noms ClientB et NotesB puis entrez les formules suivantes pour chaque nom dans l'ordre =DECALER(Clients;0;;NBVAL(Clients)) et =DECALER(Notes;0;;NBVAL(Notes)). Ensuite créer
la validation de données en liant les cellules avec les noms. =ClientsB et =NotesB.

Notre feuille de temps est prête, vous pouvez masquer les colonnes des entêtes Mois et Années qui ne sont pas utiles lors de la saisie de données.



Maintenant nous allons attaquer la dernière étape avec la création d'un tableau croisé dynamique, qui va nous permettre d'analyser nos données. Si vous ignorez tout des tableaux croisés dynamiques visitez cette page.

1-Sélectionnez l'onglet 3 et saisissez Analyse comme nom.
2-Retournez à la feuille de temps et positionnez vous n'importe où dans le tableau. Puis sélectionnez le menu Insertion/tableau croisé dynamique (à l'extrême gauche).
3-Dans la boite de dialogue sélectionner feuille de calcul existante et dans Emplacement taper =Analyse!$B$7, puis validez.
4-Il ne vous reste plus qu'à créer votre tableau croisé en choisissant les zones à activer.
-FILTRES: Status, Année.
-COLONNES: Mois
-LIGNES: Clients
-VALEURS: Somme de Montant.



Voilà tout est prêt pour suivre votre travail de consultant ou autre. Pour ajouter un élément dans les tableaux positionnez vous à gauche, sous la dernière cellule saisie et entrez vos nouvelles données, les tableaux s'ajusteront automatiquement.

Pour ceux qui préfèrent avoir le fichier tout fait, voici un outil de feuille de temps et de facturation pour les travailleurs indépendants et les consultants qui travaillent principalement à l’heure.
Ce fichier va vous permettre de façon simple de suivre votre temps de travail, et la facturation associée.

Fichier Compatible uniquement avec Excel 2007 à 2013.

Comment utiliser ce fichier?
Utilisez les boutons situés en haut de feuille, pour vous déplacer d'une feuille à l'autre.

La feuille Paramètres, va vous permettre d'ajouter, de modifier ou de supprimer des éléments qui vous facilite la gestion de la feuille de temps.

La feuille de temps, va vous permettre de suivre  vos heures de travail, les montants calculés en fonction de votre taux horaire, si ces montants ont été facturés ou doivent l'être.

La feuille Analyse facturation, vous permet de suivre vos factures et de savoir ce qu'il faut en faire, ou combien avez-vous facturé à un client ou sur un mois, etc. Le Filtre principal, Notes, vous permet d'un clique de choisir d'afficher, toutes les notes, les à facturer ou les facturés.

Vous trouverez le fichier en page de téléchargements.

Maîtriser Excel, c'est facile !!!

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