lundi 8 décembre 2014

Graphique Excel - Limiter l'affichage aux données actives

Excel - Graphique - Comment limiter l'affichage aux données actives et améliorer sa compréhension?

Lorsque vous générez un graphique de façon automatique à l'aide de formules faisant référence à d'autres cellules d'un fichier, les données à zéro sont quand même affichées dans votre graphique. Excel vous permet si vous gérer manuellement votre fichier de cocher ou décocher les étiquettes à afficher.

Mais dans un contexte entièrement automatisé et protégé, ou vous n'êtes pas l'utilisateur du fichier, comme par exemple pour le fichier Excel-Ligue1, vous n'avez plus cette possibilité, vous devez trouver d'autres solutions.

Nous allons voir ici une façon d'éliminer de façon automatique cet affichage parasite.

Nous avons un tableau qui récapitule les CA du premier semestre pour nos différents magasins. Etant donné que ce tableau est une récap et qu'il tire ses informations d'autres tableaux, les cellules qui ne comptent pas de CA dans les tableaux sources sont affichées à zéro. Ce qui comme nous le montre l'exemple ci-dessous génère des courbes bizarres dans notre graphique, puisque les mois non encore entrés dans nos tableaux sont affichés à zéro.
Le graphique est basé sur le tableau récap - CA -Semestre 1

Vous allez me dire, qu'il suffit d'inscrire une condition si avec "" dans le tableau récap, comme ceci =SI(OU(+C7="";C7=0);"";C7). Si la condition définie, n'est pas respectée, Excel affiche un vide et le tour est joué. Erreur, comme le montre l'exemple suivant.



Alors comment faire? Tout simplement en générant volontairement une erreur dans Excel. Pour ce faire nous allons utiliser la fonction NA() qui renvoie une réponse du type #NA, donc une erreur pour Excel.

Dans l'exemple ci-dessous la formule de l'exemple précédent =SI(OU(+C7="";C7=0);"";C7) à été remplacée par la formule suivante =SI(OU(+C7="";C7=0);NA();C7). Ce qui veut dire que si la condition n'est pas remplie, alors Excel génère une erreur, erreur que le graphique n'interprète pas et qu'il ignore. Donc pas d'affichage dans le graphique.



Poussons un peu le vice et disons que nous avons la possibilité d'avoir des magasins en travaux sur un ou plusieurs mois, donc un CA de zéro sur la période, notre précédent exemple ne gérera pas cette hypothèse et affichera un #NA dans le tableau. L'exemple ci-dessous montre comment palier à ce manque et avoir un graphique qui tient compte de toutes les hypothèses.
La formule =SI(OU(+C7="";C7=0);NA();C7) a été modifiée de façon à tenir compte des éventuels vrais zéro à afficher, =SI(C23="";NA();C23).



Voilà notre problème résolu, par contre notre tableau n'est pas top, si vous devez le présenter également, je vous conseil de créer deux fois le même tableau, l'un pour le graphique avec les erreurs (cerclé rouge) et l'autre sans erreur pour la présentation (cerclé bleu), comme ceci vous masquez le graphique avec erreur (cerclé rouge). Dans ce cas vous devez modifier la source des données du graphique et indiquer qu'il doit afficher les cellules masquées.



Voilà, il ne vous reste plus qu'a épater vos collègues et votre patron avec votre superbe graphique tout automatique.

Pour ceux qui souhaiteraient voir le fichier Excel c'est ici.

Si vous connaissez une autre méthode ou si vous avez besoin d'autres explications, les commentaires et le forum sont là pour ça.

Maîtriser Excel, c'est facile !!!

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